Privacyverklaring ROS Managementregie

Maatschap ROS Managementregie (hierna: “ROS”) verzamelt diverse (persoons)gegevens bij het gebruik van de website www.ros-regie.nl en bij haar dienstverlening. Wij nemen uw privacy zeer serieus en behandelen uw persoonlijke gegevens daarom uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk.

Dit document beschrijft het beleid dat ROS hanteert met betrekking tot het verzamelen, verwerken, gebruiken, opslaan en beschermen van persoonsgegevens (hierna: “privacyverklaring”).

 

Wat zijn personeelsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijk persoon kunnen identificeren. Een persoon is identificeerbaar indien direct of indirect de identiteit van de persoon redelijkerwijs, zonder onevenredige inspanning vastgesteld kan worden.

 

Waarom wij gegevens nodig hebben?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake onze producten/diensten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip van het uitvoeren van activiteiten gericht op de vergroting van ons klantenbestand. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens om telefonisch of schriftelijk contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt.

ROS verkrijgt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons bekend heeft gemaakt (bijv. via de website, email, mondeling, telefoon of app) of omdat wij deze in het kader van onze dienstverlening van derden verkrijgen.

Met uw toestemming kunnen wij aanvullende personeelsgegevens van u verwerken. Het staat u altijd vrij deze toestemming weer in te trekken.

 

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • om met u een overeenkomst te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
  • om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
  • om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten, waaronder begrepen evenementen, workshops, kennissessies etc.;
  • om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
  • om een financiële administratie te voeren (incl. factureren, het innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen), en;
  • om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van de website ros-regie.nl.

Wij verwerken uw persoonsgegevens als:

  • u onze website bezoekt en daar gegevens achterlaat;
  • u met ons contact opneemt en daarbij gegevens verstrekt;
  • u bij ons een offerte aanvraagt voor een dienst/product;
  • wij met u een overeenkomst aangaan;
  • wij voor u een overeenkomst uitvoeren;
  • we moeten voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Dienstverlening

Om onze dienstverlening te kunnen uitoefenen hebben wij onder meer uw voorletters, voornaam/voornamen, achternaam, geslacht, (vast en/of mobiel) telefoonnummer, e-mailadres en functietitel nodig alsmede de gegevens van uw bedrijf (o.a. naam, adresgegevens, KVK en IBAN). Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt.

 

Websitebezoekers

ROS maakt gebruik van Google Analytics om inzage te krijgen in het gebruik van de website. Google Analytics is een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. en die gebruik maakt van cookies om gegevens over het websitebezoek bij te houden. Denk aan bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze manier kunnen wij de informatie op onze website beter afstemmen op de behoeften van de websitebezoekers.

Wij proberen de bezoekgegevens zo veel mogelijk te anonimiseren (bijv. door het laatste octet van het IP-adres te maskeren), voordat deze worden verwerkt. ROS heeft een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarnaast hebben wij Google geen toestemming gegeven om de verzamelde bezoekersgegevens voor eigen doeleinden of advertentiedoeleinden te gebruiken. ROS maakt geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

De aldus verkregen informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan de verzamelde bezoekersgegevens aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Google, met haar hoofdkantoor in Mountain View (VS), is ‘EU-VS Privacy Shield’ gecertificeerd. Lees het privacyverklaring van Google voor meer informatie.

Als u een contactformulier op onze website invult dan worden de gegevens die u ons toestuurt (waaronder bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel het verzoek) bewaard zolang als naar de aard van het formulier nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Slechts met uw toestemming kunnen wij uw gegevens langer bewaren. De website van ROS is beveiligd met een SSL-certificaat. Hiermee wordt informatie die u (bijv. via het contactformulier) deelt via onze website versleuteld verzonden.

Op onze website zijn social media buttons van Facebook en LinkedIn opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten uw persoonsgegevens. U bent zelf verantwoordelijk voor het klikken op deze buttons en het aldus kenbaar maken van uw persoonsgegevens aan de beheerders van deze diensten. Dit gebeurt buiten onze invloedsfeer; wij zijn hier dan ook niet voor aansprakelijk. Facebook en LinkedIn, met hoofdkantoren in respectievelijk Menlo Park (VS) en Sunnyvale (VS), zijn ‘EU-VS Privacy Shield’ gecertificeerd.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van hyperlinks met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan de privacyverklaring van de betreffende websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

 

Evenementen

Wij gebruiken de contactgegevens (voornaam, achternaam, geslacht, mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam) van onze klanten en relaties voor het uitnodigen voor (relatie)evenementen die (mede) door ROS worden georganiseerd, waaronder ook wordt verstaan workshops, kennissessies en andersoortige activiteiten. Deze persoonsgegevens worden – indien wij geen overeenkomst met u hebben gesloten – alleen na uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van genodigden voor de evenementen. Voor het uitnodigen voor de evenementen kunnen wij gebruik maken van MailChimp (hoofdkantoor in Atlanta, V.S.). Wij hebben met Mailchimp een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin zij zich verklaren te houden aan de geldende Europese wetgeving omtrent privacy en gegevensbescherming (AVG). MailChimp gaat vertrouwelijk om met de persoonlijke gegevens in de mailinglijst. MailChimp is ‘EU-VS Privacy Shield’ gecertificeerd. Lees de privacyverklaring van Mailchimp voor meer informatie. Iedere uitnodiging die naar de mailinglist wordt verzonden, bevat een link waarmee de genodigde zich kan afmelden.

 

Sollicitatieprocedure

Tijdens een sollicitatieprocedure bij ROS worden onder andere de voorletters, voornaam/voornamen, achternaam, adres/postcode, woon-/vestigingsplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, curriculum vitae (cv), werkervaring en motivatiebrief verzameld van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en worden uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd indien u niet bij ons in dienst treedt. Indien u daarvoor toestemming geeft kan ROS uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie voor toekomstige vacatures.

 

Derden en persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en andere derden, behalve in de navolgende omstandigheden.

 

Uitvoering van een overeenkomst

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de contractuele verplichtingen.

 

Met uw toestemming

Met uw toestemming zullen wij eventueel persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. Toestemming kan alleen worden gegeven indien het doel en de gevolgen voor u duidelijk zijn.

 

Voor externe verwerking

Indien nodig verstrekken wij persoonsgegevens aan derden zodat zij gegevens in opdracht van ons kunnen verwerken. Deze derden hebben een verwerkersovereenkomst met ROS en mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de doelen die wij met hen hebben afgesproken.

 

Om wettelijke redenen

Persoonsgegevens worden verstrekt aan derden indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, voor het voeren van wettelijke procedures, vanwege een gerechtelijk bevel/gerechtelijk vonnis, of verzoeken van overheidsinstanties.

 

Rechten betrokkenen

U heeft op grond van de privacywetgeving het recht een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. In deze kopie schermt u uw pasfoto af en maakt u het paspoortnummer, uw BSN en de strook met nummers onderin (hierin staat ook uw BSN) zwart. Deze gegevens zijn privacygevoelig en hoeft u niet aan ons te verstrekken. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Indien uw gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, corrigeren of verwijderen wij op verzoek uw persoonsgegevens (tenzij de persoonlijke gegevens van rechtswege of om rechtmatige zakelijke doeleinden bewaard moeten blijven). Ook heeft u onder omstandigheden het recht om de verwerking van u persoonsgegevens te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt deze verzoeken, bij voorkeur per e-mail (info@ros-regie.nl), aan ons richten.

Ook indien u van mening bent dat wij uw privacyrechten schenden, horen wij dit graag van u. ROS wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als dit noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden, tenzij een wettelijke bewaarplicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Met uw toestemming kunnen wij gegevens langer bewaren.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

ROS neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, oneigenlijk gebruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

 

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is gepubliceerd op de website www.ros-regie.nl. ROS kan de privacyverklaring (onaangekondigd) aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website (www.ros-regie.nl) gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op [datum].

 

Vragen

Heeft u vragen over onze privacyverklaring of heeft u suggesties of opmerkingen over deze privacyverklaring en/of de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@ros-regie.nl.

 

Contactgegevens

Maatschap ROS Managementregie

Nijverheidsstraat 8-8, 7151 HN Eibergen

Mail: info@ros-regie.nl / Tel.: 0545-461530 / KvK: 09186626